TECNOLOGIAS E CONCEITOS

O GEDAI implementa alguns conceitos que são aplicados na solução tecnológica e na operacionalização dos processos que compõem a solução. Dentre eles destacam-se:

FUNCIONAMENTO

O GEDAI abstrai o ambiente organizacional de acordo com a hierarquia pré-estabelecida pela organização interna da empresa. Desta forma, as permissões de acesso e escrita de documentos são definidas antes da implantação do GEDAI, de modo que qualquer tipo de documento inserido no sistema já possua uma definição exata de quais pessoas/áreas precisam ter o respectivo acesso. A tramitação física dos documentos é registrada para que o histórico da movimentação interna entre as diversas áreas da empresa, seja mantido e apresentado durante a sua visualização. Além disso, é possível controlar todo o ciclo de vida (criação, revisão, reprodução, distribuição, arquivamento, recuperação) dos documentos entrantes, saintes e produzidos na própria organização.

ARQUITETURA

BUREAU DE DIGITALIZAÇÃO

Para atender a grande quantidade de documentos entrantes e gerados internamente na organização, a solução GEDAI conta com uma mão-de-obra especializada e avançadas ferramentas de tecnologia para a digitalização de documentos seguindo uma linha de produção. O Bureau trata a digitalização como um processo, que é controlado e gerenciado por ferramentas que garantem a produtividade e qualidade dos documentos. Cada documento é digitalizado e indexado de acordo com as informações definidas como suficientes para a sua posterior recuperação. Toda a infra-estrutura de hardware, software e a capacitação técnica dos recursos humanos disponíveis é disponibilizada também com a solução GEDAI. Pesquisas sob qualquer palavra contida no documento/imagem. Todo e qualquer documento digitalizado pelo Bureau ou os que são cadastrados no sistema em formato PDF, MS-Office, texto, html, etc., podem ser localizados em poucos segundos, por qualquer palavra contida nos mesmos. Com um avançado mecanismo de indexação e pesquisa de conteúdo, a informação pode ser encontrada mediante a inserção de qualquer palavra nela contida. Organização física de Depósitos de Documentos Além da redução da utilização do espaço físico, garantida pela eliminação de papéis com a digitalização e posterior microfilmagem de documentos, a solução GEDAI também controla o endereçamento físico de Depósitos de Documentos. Os arquivos físicos são enviados aos depósitos dentro de uma caixa, que possui uma numeração única na empresa. O vínculo entre os documentos e a caixa são criados pelo usuário que está enviando os documentos para arquivamento. O Arquivista, perfil que mantém os documentos em depósitos, recebe a caixa e a coloca no depósito em um endereçamento físico pré-estabelecido e mantido no sistema. Desta forma, quando necessária a localização e obtenção do documento original, o próprio usuário sabe que o mesmo encontra-se na caixa de numeração única, no depósito de nome “A”, na estante “A-1” e na plateleira “A1-15”. A localização do documento em depósitos de arquivos ocorre em poucos minutos e de forma direta.

Principais características da solução GEDAI

BENEFÍCIOS

São diversos os benefícios que podem ser alcançados com o uso da solução em sua empresa, dentre eles destacam-se:

APLICABILIDADE

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