Trix Tecnologia Inteligente

O GEDAI (Gerenciador Eletrônico de Documentos e Arquivo Inteligente) é uma solução que reúne metodologias, processos e tecnologias para a implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e da Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM - Enterprise Content Management) no ambiente de uma organização. Elaborado e criado para se adaptar a empresas de todos os tipos e portes, a solução contempla as necessidades de controle (manutenção, tramitação e localização) de documentos produzidos e consumidos pelos processos internos de uma organização. A solução também objetiva o controle do ciclo de vida dos documentos físicos, bem como o controle das correspondências, entrantes e saintes da empresa. A solução GEDAI é composta do Bureau de Digitalização e do sistema GEDAI. No Bureau (birô) os documentos são digitalizados seguindo uma linha de produção, garantindo a qualidade, produtividade e a segurança da informação, disponibilizada em tempo hábil para a realização dos processos de maneira mais eficiente, promovendo a desburocratização do acesso à informação. O sistema GEDAI reúne tecnologias co-relacionadas para facilitar e garantir a aplicabilidade dos processos necessários para a correta implantação do GED em uma organização.

TECNOLOGIAS E CONCEITOS

O GEDAI implementa alguns conceitos que são aplicados na solução tecnológica e na operacionalização dos processos que compõem a solução. Dentre eles destacam-se:

Document Management - Gerenciamento de Documento - captura, controle e recuperação de documentos na organização
Document Imaging - Gerenciamento de Imagens - captação, armazenamento e recuperação de documentos em qualquer formato, utilizando imagens digitalizadas
Web Content Management - Gerenciamento de Conteúdo Web - tecnologia que permite a criação, revisão, aprovação e publicação de conteúdos por meio da Internet
Workflow - Gerenciamento do fluxo do trabalho - é a definição do fluxo de trabalho no qual a informação deve percorrer
OCR/ICR - Reconhecimento Óptico/Inteligente de caracteres - permite a extração de textos de documentos digitalizadas em formato ASCII
Form Processing - mecanismo de software que permite a extração de informações inseridas em documentos com um formulário definido
Indexação de conteúdos - define todas as palavras dos conteúdos como atributos-chave para sua localização
Serialização – tecnologia que escreve a informação de forma binária em disco, para sua extração de maneira mais rápida
Versionamento - mecanismo de controle de alterações e seus respectivos autores, sob os documentos mantidos em um repositório

FUNCIONAMENTO

O GEDAI abstrai o ambiente organizacional de acordo com a hierarquia pré-estabelecida pela organização interna da empresa. Desta forma, as permissões de acesso e escrita de documentos são definidas antes da implantação do GEDAI, de modo que qualquer tipo de documento inserido no sistema já possua uma definição exata de quais pessoas/áreas precisam ter o respectivo acesso. A tramitação física dos documentos é registrada para que o histórico da movimentação interna entre as diversas áreas da empresa, seja mantido e apresentado durante a sua visualização. Além disso, é possível controlar todo o ciclo de vida (criação, revisão, reprodução, distribuição, arquivamento, recuperação) dos documentos entrantes, saintes e produzidos na própria organização.

ARQUITETURA

Tecnologia: Java
Arquitetura: MVC
Comercialização: Direito de Acesso, Aquisição da solução

BUREAU DE DIGITALIZAÇÃO

Para atender a grande quantidade de documentos entrantes e gerados internamente na organização, a solução GEDAI conta com uma mão-de-obra especializada e avançadas ferramentas de tecnologia para a digitalização de documentos seguindo uma linha de produção. O Bureau trata a digitalização como um processo, que é controlado e gerenciado por ferramentas que garantem a produtividade e qualidade dos documentos. Cada documento é digitalizado e indexado de acordo com as informações definidas como suficientes para a sua posterior recuperação. Toda a infra-estrutura de hardware, software e a capacitação técnica dos recursos humanos disponíveis é disponibilizada também com a solução GEDAI. Pesquisas sob qualquer palavra contida no documento/imagem. Todo e qualquer documento digitalizado pelo Bureau ou os que são cadastrados no sistema em formato PDF, MS-Office, texto, html, etc., podem ser localizados em poucos segundos, por qualquer palavra contida nos mesmos. Com um avançado mecanismo de indexação e pesquisa de conteúdo, a informação pode ser encontrada mediante a inserção de qualquer palavra nela contida. Organização física de Depósitos de Documentos Além da redução da utilização do espaço físico, garantida pela eliminação de papéis com a digitalização e posterior microfilmagem de documentos, a solução GEDAI também controla o endereçamento físico de Depósitos de Documentos. Os arquivos físicos são enviados aos depósitos dentro de uma caixa, que possui uma numeração única na empresa. O vínculo entre os documentos e a caixa são criados pelo usuário que está enviando os documentos para arquivamento. O Arquivista, perfil que mantém os documentos em depósitos, recebe a caixa e a coloca no depósito em um endereçamento físico pré-estabelecido e mantido no sistema. Desta forma, quando necessária a localização e obtenção do documento original, o próprio usuário sabe que o mesmo encontra-se na caixa de numeração única, no depósito de nome “A”, na estante “A-1” e na plateleira “A1-15”. A localização do documento em depósitos de arquivos ocorre em poucos minutos e de forma direta.

Principais características da solução GEDAI

Distribuição do acesso por perfis de usuário
Integração com sistemas ERP, RH e GPS ou qualquer outro
Importação e indexação de Lotes de Documentos digitalizados
Definição, validação e formatação dinâmica dos atributos dos diversos tipos de documentos
Hierarquização do acesso à informação
Indexação de imagens e textos de documentos
Mecanismo de pesquisa inteligente (estilo Google)
Bureau de Digitalização
Controle do ciclo de vida do documento
Controle de Correspondências

BENEFÍCIOS

São diversos os benefícios que podem ser alcançados com o uso da solução em sua empresa, dentre eles destacam-se:

Ganho de produtividade
Segurança, unificação e desburocratização do acesso à informação
Criação de uma base de conhecimento para auxílio à tomada de decisões
Versionamento de documentos
Mobilidade e escalabilidade com o uso da Internet
Informações mais coesas e com maior qualidade
Redução do tempo de recuperação do documento
Redução do espaço físico com a microfilmagem e descarte de documentos

APLICABILIDADE

A solução GEDAI foi desenvolvida com o intuito de possibilitar seu uso por qualquer organização. Com recursos próprios e mão-de-obra especializada, a solução fornece à você todos os quesitos para a aplicabilidade de uma solução de GED/ECM inovadora e com um baixo investimento
Utilizando a Internet é possível manter e acessar todas as informações de sua organização com segurança, velocidade e de forma personalizada, de acordo com sua necessidade. Toda a infra-estrutura necessária está inclusa na solução