GEDAI: gerenciamento eletrônico de documentos e arquivo inteligente
O GEDAI reúne metodologias, processos e tecnologias para a implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e da Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) no ambiente de uma organização. Elaborado para empresas de todos os tipos e portes, contempla o controle (manutenção, tramitação e localização) dos documentos produzidos e consumidos pelos processos internos, o ciclo de vida dos documentos físicos e o controle das correspondências entrantes e saintes.
Bureau de digitalização + sistema GEDAI
No Bureau (birô), os documentos são digitalizados seguindo uma linha de produção, garantindo qualidade, produtividade e segurança da informação, disponibilizada em tempo hábil para processos mais eficientes e desburocratização do acesso à informação. O sistema GEDAI reúne tecnologias correlacionadas para garantir a aplicabilidade dos processos necessários à correta implantação do GED.
O GEDAI abstrai o ambiente organizacional conforme a hierarquia da empresa: permissões de acesso e escrita são definidas antes da implantação, de modo que qualquer documento inserido já possua definição exata de quem precisa acessá-lo. A tramitação física é registrada para manter o histórico da movimentação interna, e todo o ciclo de vida (criação, revisão, reprodução, distribuição, arquivamento, recuperação) é controlado.
Tecnologias e conceitos
Document Management (captura, controle e recuperação) · Document Imaging (imagens digitalizadas em qualquer formato) · Web Content Management · Workflow · OCR/ICR · Form Processing · Indexação de conteúdos · Serialização · Versionamento.
Principais características da solução GEDAI
- Distribuição do acesso por perfis de usuário
- Integração com sistemas ERP, RH, GPS ou qualquer outro
- Importação e indexação de lotes de documentos digitalizados
- Definição, validação e formatação dinâmica dos atributos dos tipos de documentos
- Hierarquização do acesso à informação
- Indexação de imagens e textos de documentos
- Mecanismo de pesquisa inteligente (estilo Google): qualquer palavra contida no documento/imagem, PDF, MS-Office, texto, HTML etc., localizada em poucos segundos
- Bureau de digitalização com infraestrutura de hardware, software e capacitação inclusa
- Controle do ciclo de vida do documento
- Controle de correspondências
- Organização física de depósitos: caixas com numeração única, endereçamento por depósito, estante e prateleira — localização do original em poucos minutos
O que sua empresa ganha
Produtividade
Ganho de produtividade e redução do tempo de recuperação do documento.
Segurança e acesso
Segurança, unificação e desburocratização do acesso à informação, com versionamento.
Conhecimento
Base de conhecimento para auxílio à tomada de decisões, com informações mais coesas e de maior qualidade.
Mobilidade e espaço
Mobilidade e escalabilidade via internet; redução do espaço físico com microfilmagem e descarte de documentos.
A solução GEDAI foi desenvolvida para uso por qualquer organização. Com recursos próprios e mão de obra especializada, fornece todos os quesitos para a aplicabilidade de uma solução de GED/ECM inovadora e com baixo investimento. Utilizando a internet é possível manter e acessar todas as informações da sua organização com segurança, velocidade e de forma personalizada — toda a infraestrutura necessária está inclusa na solução.
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